Workflow-automatisering voor Belgische KMO's
Workflow-automatisering koppelt uw tools zodat data en taken vanzelf doorstromen, voor KMO's die uren verliezen aan overtypen en sorteren. Voor Winsol Brebo, met 200 tot 250 mails per dag over 17 tot 19 mailboxen, koppelen we mail, telefonie en Peppol-facturatie aan één dossier per klant.
Antwoord in het kort
- Wat
- Koppelingen en workflows tussen uw CRM, mailbox, boekhouding, webshop en andere tools, zodat niemand nog data manueel overzet.
- Prijs
- Vanaf €1.500 per project, afhankelijk van het aantal systemen en stappen.
- Doorlooptijd
- Een eerste workflow draait na ongeveer 4 weken, met 24/7 monitoring en reactie binnen het uur bij kritieke incidenten.
- Resultaat
- UNDO: lijsten en webhooks verwerkt door n8n, zonder handwerk. Winsol Brebo: 17 tot 19 mailboxen, telefonie en Peppol-facturatie gekoppeld aan één dossier per klant.
01 · Wat we automatiseren
Welke workflows we automatiseren
Elke workflow begint bij een trigger (een mail, formulier, betaling of statuswijziging) en eindigt bij een resultaat in het juiste systeem.
- 01
Mail sorteren en toewijzen
Inkomende mails worden gelezen, met AI getrieerd en gekoppeld aan het juiste dossier en de juiste eigenaar. Antwoorden komen terug in hetzelfde dossier.
- 02
Facturatie en Peppol
Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie via Peppol verplicht voor B2B in België. We koppelen uw systeem aan Billit, zodat facturen automatisch vertrekken en geboekt worden.
- 03
Data tussen systemen
Webhooks en lijsten tussen webshop, CRM en marketingtools worden automatisch verwerkt, zoals bij UNDO met n8n. Niemand moet nog bestanden omzetten of kopiëren.
- 04
Telefonie koppelen
Bij een inkomende oproep zoekt het systeem het klantdossier op via Telavox, zodat uw medewerker meteen ziet wie belt en waarover.
- 05
Rapportering en dashboards
Cijfers uit Google Analytics, uw CRM en boekhouding komen samen in een dashboard in Looker Studio dat zichzelf bijwerkt.
- 06
Documenten en goedkeuringen
Offertes, orderbevestigingen en werkbonnen worden automatisch opgemaakt uit bestaande data en ter goedkeuring voorgelegd aan de juiste persoon.
02 · Werkwijze
Zo automatiseren we uw workflows
- Week 1
Procesanalyse
We tekenen uw huidige proces uit, meten waar de meeste tijd naartoe gaat en kiezen de workflow met de hoogste opbrengst.
- Week 2-3
Bouw en koppeling
We bouwen de workflow in n8n, Make, Zapier of Power Automate, of in eigen code, en testen met echte data uit uw systemen.
- Week 4
Livegang en training
De workflow gaat live. Uw team krijgt een korte training en documentatie in uw taal.
- Daarna
Monitoring
Elke workflow wordt 24/7 bewaakt met alerts. Bij kritieke incidenten reageren we binnen het uur.
03 · Case · Winsol Brebo en UNDO
Mail, telefonie en Peppol rond één dossier
Winsol Brebo installeert ramen, deuren, rolluiken en zonwering vanuit Dilbeek, Sint-Pieters-Leeuw en Aartselaar. Elke dag komen er 200 tot 250 mails binnen over 17 tot 19 mailboxen. We koppelen mail in twee richtingen aan het dossier, zoeken bellers op via Telavox en sturen facturen via Billit over Peppol. Alleen de eigenaar van een dossier krijgt de meldingen.
Voor UNDO verwerkt n8n lijsten en webhooks tussen de systemen en voedt het de opvolgflows in drie talen, met een dashboard in Google Analytics en Looker Studio.
- 200 tot 250 mails per dag bij Winsol Brebo
- 17 tot 19 mailboxen rond één systeem
- 3 vestigingen in één instantie, met filters per vestiging
- 3 talen in de datastromen van UNDO
04 · Technologie
Platformen en koppelingen
We kiezen het platform dat past bij uw situatie. Eenvoudige koppelingen bouwen we in Zapier of Make, complexe workflows in n8n of eigen code. Werkt u in Microsoft 365, dan is Power Automate vaak de logische keuze.
- n8n
- Make
- Zapier
- Power Automate
- Supabase
- Odoo
- Billit (Peppol)
- Telavox
- Looker Studio
- WhatsApp Business
05 · Prijsindicatie
Wat kost workflow-automatisering?
Vanaf €1.500 per project
Een workflow op maat start vanaf €1.500 per project. Het aantal systemen, stappen en uitzonderingen bepaalt de uiteindelijke prijs.
Altijd inbegrepen
- GDPR-conforme opzet
- 90 dagen geld-terug-garantie
- Pauzeren of opzeggen wanneer u wilt
- Documentatie in uw taal
06 · Veelgestelde vragen
Vragen over workflow-automatisering
Wat Belgische KMO's vragen voor ze hun eerste workflow automatiseren.
Liever meteen praten?
Bel Quinten of boek een gratis strategiegesprek van 30 minuten.
Begin met taken die vaak terugkomen, vaste regels volgen en nu manueel gebeuren: data overtypen, mails sorteren, facturen versturen. Ons stappenplan voor Belgische KMO's helpt u kiezen.
Zapier en Make zijn snel voor eenvoudige koppelingen. n8n geeft meer controle en kan op een eigen server draaien, wat handig is voor gevoelige data. Power Automate past als u al in Microsoft 365 werkt. Meer in welke technologieën uw processen automatiseren.
Ja. Voor Winsol Brebo verloopt de facturatie via Billit, een erkend Peppol-toegangspunt. Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde e-facturatie verplicht tussen Belgische bedrijven, dus een koppeling bespaart dubbel werk.
Elke workflow wordt 24/7 gemonitord met automatische alerts. Bij kritieke incidenten reageren we binnen het uur, ook in het weekend.
Meestal niet. We koppelen de tools die u al gebruikt. Pas als een systeem uw manier van werken echt tegenhoudt, bekijken we software op maat.
Ja, als ze goed is opgezet. We beperken welke data tussen systemen stroomt, documenteren elke koppeling en kunnen n8n op een eigen server draaien, zodat data binnen uw omgeving blijft.
We meten vooraf hoeveel tijd of hoeveel fouten een proces kost en vergelijken dat na de livegang. Lees ook hoe u de impact van AI-automatisering meet.
Andere diensten
Combineer met onze andere diensten
De meeste klanten starten met één dienst en breiden uit zodra de eerste automatisering draait.
- Diensten 01
AI-agenten
Agenten die leads opvolgen, vragen beantwoorden en afspraken boeken, 24/7. Ontdek - Diensten 02
Sales-automatisering
Opvolging van leads, offertes en klanten die nooit meer vergeten wordt. Ontdek - Diensten 03
Leadgeneratie
B2B-outreach via LinkedIn en e-mail die elke week nieuwe gesprekken oplevert. Ontdek - Diensten 05
Software op maat
Een ERP, portaal of interne tool, gebouwd rond hoe uw team werkt. Ontdek
Welke taak typt uw team vandaag nog over?
In een gratis strategiegesprek van 30 minuten kiezen we de workflow die de meeste tijd terugwint.
- Geen verplichtingen
- 30 minuten
- Directe ROI-inschatting